erp系统实施流程

  论ERP实施中企业基层员工的重要作用

  ERP成功实施,不仅仅要靠实施小组的努力,与ERP相关的每一个人,都对ERP实施的成败有着重要的影响。作为企业的员工,他们是ERP软件的最终使用者和检验者,离开他们的支持,系统是无法正常运行的。调动企业员工的才智和能动性,将对ERP系统的成功实施有着极大的帮助。

  随着信息技术的发展,市场经济的深入.企业面临着机遇和竞争并存的形势。这要求企业用先进的管理方法,来合理配置企业资源,以降低成本,提高生产效率,实现利润最大化。ERP是20世纪90年代兴起的面向制造企业应用的集成化管理信息系统解决方案,被业界广泛认为是企业信息化发展的重要方向。

  ERP(企业资源计划)进入中国以来,历经了20多年的发展历程,以其先进的管理理念及强大的管理功能,受到了广大用户的青睐,成为改进企业管理辅助工具的首选。

  但是,实施ERP项目是风险与效益并存的系统工程。20多年的经验同样证明了ERP的实施存在着的极大的风险,乃至于到目前为止ERP成功实施的还是少数,而对于中小企业来讲是少而又少。以至于联想集团前老总柳传志有句名言:”不上ERP是等死,上ERP是找死。”这句话从一个侧面反映了ERP实施的风险。

  人们一直在研究ERP实施成功的要素,也已总结出了一列要素。在这里,根据本单位ERP实施的经历,本文主要讨论ERP实施中,软件使用方,即实施企业中的人员,尤其是广大基层员工在ERP实施中的作用。

  一、ERP实施所涉及的企业人员

  ERP的实施以人为本,我们常说“宁要三流软件.一流实施,也不要一流软件,三流实施。”可见人在ERP实施中的作用。实施小组由三方共同构成:设计方(即ERP软件的供应商——乙方的项目人员)、使用方(实施ERP的企业单位——甲方的代表)和咨询公司(为甲方提供有关实施ERP的有关咨询),涉及到的人员结构也较复杂,包括:企业高层、项目经理、项目咨询顾问、业务负责人、数据业务关键用户、IT开发人员、网管人员等等,其中甲方——实施ERP的主体单位,也是ERP系统的最终使用者,所牵涉的入主要为:企业高层、业务负责人、关键用户、网管人员等,除此之外,还有企业的广大基层员工。

  1.企业高管和业务负责人

  我们经常称ERP实施为“一把手工程”,可见企业的高管尤其是一把手在ERP实施中的地位的重要性。在一把手的支持带动下,推动层层的一把手即各业务级负责人.将一把手工程落实到实处,成为ERP得以顺利实施的强大动力。

  2.关键用户和网管人员

  关键用户是ERP实施的中流砥柱.在ERP实施中起着关键作用。关键用户作为本企业用户的代表,在实施中成为连接着设计部门与本单位的纽带,经办着具体的有关事宜,也应该是最先掌握ERP使用和管理的人,在今后的使用中还要起到指导和推动作用。所以对关键用户的要求就比较高,即要有较强的IT方面专业知识,还要对各业务都有所了解。对一个小型生产企业单位来讲,这样的人不会很多,可能只有一两个甚至是更少。所以,关键用户和网管人员往往会是同一个人,同时承接了系统使用指导和网络维护工作两项工作,成为ERP使用道路中的护驾之人。

  3.企业基层员工

  企业员工是企业的基本组成成员,上至企业领导,下至一个普通的基层员工,都属于这个范畴。而企业的基层员工,即是ERP系统实施的用户,也是最终的检验者,他们工作在ERP管理和维护的第一线。有了基层员工的支持,将会促进实施的成功;反之,也将为给实施带来重重的阻力。

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  二、正视企业普通员工在实施中的作用

  在ERP实施研究中,很少提及企业普通员工的作用。我们更多的是谈到“一把手”,“关键用户”的作用,这也是设计方竭力向企业灌输的,也是业界认可的。这是因为我们站的视点不同。而站在ERP用户的角度来看.企业基层员工的作用是决不容忽视的。原因如下:

  1.企业基层员工是ERP使用的基石

  企业各业务部门的员工是ERP系统的最直接的、真正的使用者和维护者,在各自的岗位上,对每日发生的业务事件进行数据输入,ERP系统才可以以此为基础进行准确的汇总.计算和分析,提供正确的数据,以供查询和参考。常言说:“管理软件是。三分靠软件,七分靠管理.十二分靠数据”,而这数据的准确性,正是主要靠企业各业务部门的员工每日的使用来维系的。

  2.企业基层员工拥有最丰富的工作经验

  企业各部门的员工,大多都是多年工作在同一个岗位,因此,他们对于本岗位的工作职能、特点、要点是最熟悉不过的了。ERP实施的一个重点在于流程重组,即是将各岗位的职能串连在一个流程管理中,各岗位有各岗位的特点,各企业有各企业的特色,不可能是千篇一律。经验再丰富的设计员也好,管理者也好,是不可能做到面面俱到的。软件的流程和管理设计不能照搬企业原有的旧模式,但完全脱离企业的实际情况和实际要求也是不切实际的。而对于实际工作要求的了解,又有谁能比得上长期工作在业务岗位上的员工呢?他们有着丰富的工作经验,是我们最好的业务咨询对象。

  3.企业基层员工的抵触将成为实施的巨大阻力

  ERP系统对工作流程进行了重组,规范了管理,是企业管理模式管理思想、管理方式的一场变革。这对于大多数早已习惯了原来旧模式的员工来说,一时还不能马上适应,会觉得有些不方便和麻烦,这需要一个适应的周期。而对于ERP管理这样一个新的事物,对企业未来管理的作用还充满了不可知性,所以当ERP系统的使用效果没有达到预期效果时,员工们会对软件的设计投以怀疑的眼光。即使产生这种结果的原因并不是因为设计的关系。尤其是在系统投放使用的初期。由于对系统的性能还不熟悉,操作还不熟练,功能还不了解.事实上企业从上至下对软件系统尚未认可信赖的时候,即使一些小问题,哪怕这些问题与系统本身无关,例如输入错误,都会引起管理流程的停滞,而在出错的原因查清楚之前,往往会归咎于软件设计的差错。所以不能忽视员工在操作中遇到的小问题,小问题往往是最实际的问题,不仅会影响整个系统的运行,而且小问题得不到及时解决,会使企业员工们对系统产生不信任,抵触惰绪,消极怠工,进一步导致实施效果向反方向发展,动摇ERP实施的士气和信心乃至实施结果。

  三、发挥企业基层员工对ERP实施的作用

  1.提高认识,让员工参与到实施中来

  在实施中,要加强ERP的培训,从企业的实际出发,向员工们介绍ERP,让大家了解ERP,认识到实施ERP的必要性。同时,不能将企业的员工仅仅看作是一个被动的接受者,而要让他们积极参与到实施中来,以他们为师,向他们征询意见,请他们为实施和设计出谋献策。

  2.重视员工反映的问题和意见,做实用的系统

  ERP系统的流程设计,在同一领域中基本上是大同小异。但是,作为一个企业的管理系统来讲,仅有这些大方面的管理是不够的。企业基层员工多年工作在本岗位上.对本岗位的工作必然有很多心得体会.所以他们对本岗位的需求和不足最为了解和熟悉。对于整个管理系统来说,他们所提的需求可能只是一些细枝末节,但是这些小地方,却恰恰是我们的员工每天工作中所接触到的最直接、最实际的东西,是和他们最相关的东西。系统设计师深入员工,向他们讨教,充分了解他们的需求,从小处抓起,从细微之处做起,做真正实用的ERP软件。

  ERP系统在投入使用后,与企业有一个适应的过程,在这期间,企业对系统的性能进行了解,而系统也经受了企业日常运行的检验,这是由ERP的使用者,也就是企业的员工在日常实际工作中来完成的。经受了实际的检验,系统的不足和缺陷会充分暴露出来,而这些缺陷和不足,也往往是最实际的。所以在使用中及时收集使用者的反馈信息,了解系统真正的运行状态,有助于对系统的完善工作。

  3.不能盲从员工的意见

  企业员工对本岗位工作的熟悉和了解,是基于其日积月累的工作经验,其中不乏金点子.是系统设计中的宝贵资源,但是这些意见和想法缺乏相应的理论基础,往往是一些想法的碎片,仅立足于本岗位,缺乏对整个企业系统性和全局性的考虑,所以难免会具有主观性、局限性和片面性。对于企业员工的意见不能置之不顾,使征询意见成为表面文章、官样文章,但也不能一味地盲从,失去实施的目标。对于员工们的意见,要经过实施小组的淬炼、甄别和筛选,提炼出正确的、有价值的.实用的意见和想法,经过统筹安排,有计划.有步骤地采用到ERP系统中去。同时要与员工保持好沟通。

  4.及时解决问题有助于提高对ERP系统的信赖和亲和力

  在系统投入使用初期,企业员工不可避免地对ERP系统持有抵触,这种情绪主要来自于对新的工作方式的不习惯和对新系统的不信任。前者是随着时间的推移和工作的继续而会渐渐有所改善:而后者,则需要进行指引和疏导。在实施中发现,企业对员工的不信赖在于系统性能的未知性和对驾驭新系统的不安,也就是一种不自信的表现。在系统投入使用的初期,确实会发现软件的不少功能不足之处,需要设计方及时改进,但绝大多数的的数据错误是发生在操作上,也就是说.是操作员操作失误造成的。

  但是,对于不了解实情的企业员工而言,出错就是出错,肯定就是软件不好。如果问题得不到解决,更会进一步坚信这种想法。所以对于使用出现的问题.我们要及时加以解决。不仅要找出问题的原因,解决好问题,让流程可以继续进行下去,更要借此机会,实战指导操作员正确操作,并学会简单的问题排查,积累经验,进一步熟系统和本岗位流程的操作。只有这样,ERP才会作为一个工具,在员工手里越用越得心应手.当员工们可以较好地驾驭系统的时候,对系统的信赖度也就会相应增加。在这里,对于我们企业的关键用户,就提出了较高的要求。在系统投入使用的初期,软件系统出现任何问题都可以由供应方人员指导协助,问题能够很快得到解决。但是实施人员撤离后,一个小小的问题有时都能使整个ERP系统陷入瘫痪状态。我们不能指望在短短的实施期间,我们的企业员工能够完成从外行向内行的转变,而对于具有专业技能的关键用户来说,则要求他们尽快上手,最短时间内具备解决使用问题的能力,接替软件供应方的指导协助工作,完成实施后期的护航任务。

  四、总结

  ERP实施成败与否,企业的员工起着至关重要的作用,这不是靠某些指标或者图表可以衡量出来的。企业员工是ERP系统的最终使用者和检验者。再好的软件设计,得不到用户的认可,这样的实施都不会是成功的实施。ERP作为一款企业管理软件,只有当企业每一个岗位的操作者都学会在本岗位很好地使用它,它的管理功效才能发挥出来,才能在企业的管理中发挥最大的作用。

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