资深行政部总监教你做会议管理：如何组织管理一场高效的会议？

投稿用户 • 2022年8月3日 am10:51 • 科研百科 • 阅读 230

资深行政部总监教你做会议管理：如何组织管理一场高效的会议？

会议是我们步入企业在实施管理中最常见的议事和决策的方式，通过定期或不定期地召开各类会议，可以有效地促进企业内部信息的传递，是保证企业正常运行、工作顺利开展的必要手段。

通常组织和管理会议的部门是行政部，有的企业因为人力资源部门和行政部门是统一的人事部门，所以人事部门也会成为负责组织和管理会议的部门。也有些企业会是办公室、总经办，只是名称不同而已。

本文主要内容包含以下几个方面

一、会议事务执行人与会议主持人的工作要求

1、会议事务执行人的工作要求

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2、会议主持人工作要求

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二、会议管理的第一阶段：会议准备

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1、《会议计划安排表》

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2、《会议通知》

会议通知是指上级部门对下级部门、员工或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等用到的非正式公文。

会议通知一般由标题、称呼、正文和落款四部分构成。
标题：写在第一行正中位置，可只写‘会议通知’四字，也可在‘会议通知’前面写上发通知的单位名称或通知的内容，如果会议重要或紧急，也可写‘紧急会议通知’，以引起注意。
称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称，在第二行顶格写。
正文：另起一行，空两格，写清楚开会的时间、地点、参加会议的对象、开什么会，还要把要求写清楚。
落款：分两行写在正文的右下方，一行是写署名，另一行写日期。

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会议通知一般是书面的文件形式，可以以邮件的形式发送。会议通知的内容包括会议的时间、地点、参会人员、议题、议程等。会议一旦决定召开，就应该尽早发出会议通知函。注意，会议通知函必须要有确认收函的回执。

3、《会议签到表》

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4、《会议纪要》

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的文书，一般由标题、开头和落款三部分构成。会议纪要按内容可分为三类：

标题：一般为“会议名称纪要”或直接揭示会议的主要内容。

正文：包括前言、主体、结尾三项内容。前言是简要介绍会议的概况，说明会议的议题。主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和结果，要把会议形成的决定、决议概述清楚。结尾一般是提出号召和希望。

落款：应署名召开会议的领导机构名称和成文时间，并加盖公章，注意会议纪要一般不署名。

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