职场硬菜:高效会议管理技巧,让会议不再流于形式(管理干货)

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作者:扫地僧

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一、文章导言

1、本文围绕“会议”这个核心词,抽丝剥茧,重在阐明各类会议开会方法,以及如何不让会议流于形式,把会开出效果。

2、开会的目的是为了达成共识,推动行动,如果一场会议没有实现推动行动的效果,就是在浪费时间。

3、一场高质量的会议来自于会前精心准备,没有准备就准备失败。

4、没有决议项的会议,严格意义上不能叫开会,叫大家在一起闲聊。

职场硬菜:高效会议管理技巧,让会议不再流于形式(管理干货)

二、开会总则

1、能站着开的会就别坐下开。因为站着20分钟就能解决的问题,坐下来至少要1个小时。

2、能在办公区坐下来开的会就别进会议室开。因为在办公区1个小时就能解决的问题,进会议室至少要2个小时。

3、给部门部分成员开的会就无需让部门全体都参加。

4、以上三点主要是为了提高沟通效率,缩减时间成本。

三、会议成本

1、假定公司有100号人。

2、平均工资按7000元核算。

3、减去8天双休后有效工作时间为22天。每天工作8小时,共计176小时。平均每小时工资消耗约40元。

4、你现在召集100人开了2个小时的会,耗资8000元。搞笑的是,会没开出啥结果。

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四、如何开会

1、早会

成员:以部门小组为单位;

时间:压缩在20分钟以内;

模式:围圈站着开会;

规则:主管主持会议,其余发言;

内容:昨天的工作进度,今天的工作计划,问题及建议(没有解决方案的问题俗称发牢骚);

结尾:主管纠偏、表扬先进、敲打落后、布置新任务;

细节:每个人拿着工作记录本,人与人之间的距离尽可能近,近到有轻微碰触(别问为啥坚持一个月答案自然揭晓)。

附注:若有夕会,方法与早会雷同。

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2、例会

成员:各部门核心层;

时间:周五下午或周五下班后(垃圾时间);

模式:会议室或办公区围圈坐;

规则:部门最高领导主持,其余发言;

内容:上周工作总结,下周工作计划,问题及建议;

结尾:部门高管纠偏、表扬先进、敲打落后、布置新任务,提出部门业务创新点。

细节:抓落实、抓数据、促进进度,其他都是次要。

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3、高管会

成员:各部门头头;

时间:下班后的某一天,依据公司成熟度调整高管会频次;

模式:会议室,拒绝被干扰;

规则:总经理或董事长主持,其余发言;

内容:阶段性工作成果汇报,阶段性工作规划,部门需要公司层面决议的事项,业务创新思路提案,人事补给或调整等;

结尾:总经理纠偏,肯定优秀,指出不足,给出方向;

细节:高管会需提前拟定会议流程,发布会议通知,提出会议要求,规定发言主题及发言时长等。高管会拒绝任何非高管成员出席,这是最基本的要求,有些公司把一些优秀的新人放进高管会,笔者不建议这样做,吃奶的阶段别加辅食,容易闹肚子。

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4、培训会

成员:全员培训会就全员参加,如企业文化、制度政策等;专题培训会则特定人群才加,如财务培训、营销技能培训;

时间:依据公司具体情况而定;

模式:会议室,投影或LED屏幕呈现;

规则:定时间、定培训对象、定主持、定讲师;

内容:依据团队需要而定;

开场:热身游戏开场,或才艺展示开场,制造氛围,调动学习兴趣,地球人提到培训都头大;

结尾:发放填写培训评估表,表格设计有针对性,可以匿名填写。培训的目的是提高员工的战斗力,不是让培训师过嘴瘾;

细则:有完整的流程、有严格的要求、有明确的考核、有参与感、有互动性、有启发、有讨论。

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5、团建会

分类:旅游、拓展、聚餐、唱K、晚宴、晚会等;

细则:有流程、有主题。团队和团伙从团建活动上可以一目了然。

6、月度启动会

成员:全体;

时间:月末最后三天或月初前三天;

模式:会议室,大型投影或LED屏幕;

内容:月度总结、月度规划、表彰、新政策、新战略等;

规则:各部门头头有露脸机会,课件讲究有内容,版面统一,拉升高管,熔炼团队;

细则:强调会议纪律,发布会议管控制度。

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7、年会

成员:员工全体,客户代表,代理商代表,供应商代表,员工家属代表等;

时间:旧历年年尾或新历年年初;

模式:根据人数选择多功能会议厅;

内容:节目表演、表彰、性政策新产品发布、成果展示、未来战略、大头头主题演说等;

细则:会务策划公司托办、公司与会务策划公司联办、公司独立举办,笔者建议选择后两种。

五、尾声

本文粗略介绍了公司常见会议的通用简则,根据公司发展阶段和公司属性,各类会议都有所不同。各类会议的操作细节及大型会议举办方案,请关注后续文章。

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