如何通过时间跟踪改进项目管理？（项目跟踪表格包括时间事件）-科研云

如何通过时间跟踪改进项目管理？（项目跟踪表格包括时间事件）

投稿用户 • 2023年12月21日 am11:07 • 科研百科 • 阅读 72

领导一家成功企业难免面临一系列挑战：如未能制定清晰明确的目标、管理不善的团队成员、将错误的任务分配给错误的人……如果没有适当的项目管理，企业管理可能会举步维艰。

虽然提高项目管理技能的方法有很多，但最有效、最快捷的方法之一就是使用时间跟踪法。

如何通过时间跟踪改进项目管理？（项目跟踪表格包括时间事件）

为什么项目时间跟踪很重要？

时间跟踪与项目管理相辅相成。为什么？原因很简单——通过项目时间跟踪，你可以轻松地：

1-向客户收费：特别是按小时向客户收费的项目，你需要掌握最准确的数据，了解自己在项目上实际花费了多少时间，这样才能准确地向客户收费。

2-审查团队绩效：时间跟踪是分析团队成员绩效最直接的方法。通过时间跟踪数据，你可以更深入地了解单个成员和整个团队的工作效率、他们最擅长的任务以及他们一天中工作效率最高的时间。利用这些数据，你可以改进项目完成的方方面面，确保团队顺畅运转。

3-避免隐性成本：工作时间中，并不是每个小时都用在直接推动项目进展的任务上。根据业务性质，你的工作内容还包括团队和客户会议、回复电子邮件和行政工作等。通过时间跟踪，你可以记录这些活动，确保准确了解团队如何度过工作时间。

4-做出更好的估算：通过跟踪时间，你可以跟踪较大项目中各个任务的持续时间。这样，你就可以收集必要的数据，为未来的项目做出更准确的估算。

在项目管理中使用时间跟踪的 4 个理由

许多企业仍然选择手动跟踪时间，但是，手动时间跟踪会带来更多的行政工作，并可能导致企业在存储、额外劳动力等方面产生额外成本。

使用时间跟踪软件是一个不错的选择。8Manage工时表软件能帮助你清晰准确地跟踪不同区域、不同部门的员工工作时间，包括项目及非项目活动，有效地提高员工的工作效率，实现精细化管理。这样的时间跟踪软件可以为你的项目提供以下帮助：

1. 确保透明度

你将清楚地知道员工或团队成员完成单个任务所需的时间。这不仅能帮助你在未来做出更好的估算，还能确保你对客户透明，如实告知完成整个项目所需的时间和资源（包括人力和其他资源）。

2. 减少行政工作

8Manage工时表这类时间跟踪软件可自动跟踪工作时间。你可以收集到更准确的数据（与手动时间跟踪相比），还能减少薪资处理的时间和成本。如果你面对的是远程团队或按小时计费的自由职业者，这一点尤为重要。

在行政工作上花费更少的时间，意味着你可以让团队/员工将精力和时间集中在推进项目的任务上。

3. 更深入地了解团队绩效

深入了解团队的绩效，可以更有效地管理团队。这是成功项目管理的关键部分。

团队合作中，只有每个人都全力以赴，对自己负责，才能确保项目顺利完成。通过时间跟踪，你可以确保团队中的每个人都对自己的工作负责。

8Manage工时表的时间跟踪使你可以查看员工的绩效，即他们完成任务所花费的时间以及交付成果的整体质量，从而准确了解团队整体和个人的工作效率。

此外，8Manage工时表还能帮助你收集以下信息，以此来分析员工的工作行为：

● 每个团队成员完成某些任务需要多长时间；
● 哪些员工能比其他人更快地完成任务？
● 团队中是否有某些成员完成特定类型的任务耗时过长；

有了这些信息，你就能找出表现优异的员工，确定哪些员工最适合完成哪些类型的任务，并据此分配任务。

例如，如果某位员工在任务 A 方面表现出色，但完成任务 B 却花费了太多时间，那么你就会知道，利用这位员工技能的最佳方式就是让他完成与任务 A 类似的任务。这样做不仅能加快项目进度，还能提高整个团队的工作效率。

4. 监控项目进度

项目管理与时间表密切相关。使用8Manage工时表，你可以监控项目进度，从而更轻松地在截止日期前完成任务，并按时提交所有交付成果。它还能让你按时完成任务，最终为客户提供高质量的工作。

你还可以通过8Manage工时表创建详细的时间报告，并将其发送给公司高层或客户，让他们知道项目的执行情况。

结语

如果无法跟踪时间，你的项目管理流程将始终缺少分析和优化绩效、做出明智决策以及增加收入所需的关键信息。

时间跟踪是项目管理的重要组成部分，应在每个项目生命周期中优先考虑。在规划阶段，时间跟踪的重点是研究和定义项目的范围和风险。在项目执行期间，跟踪每项任务所花费的时间有助于识别工作流程中的潜在问题和瓶颈。

在收尾阶段，跟踪总结和审查结果等任务所花费的时间有助于记录项目的进度。此外，使用过去项目的数据有助于估计未来项目的时间表和预算。

总而言之，跟踪整个项目的时间可以提供有关项目进度的宝贵见解，有助于及早发现潜在问题，并为未来的项目做出更好的决策。

如何通过时间跟踪改进项目管理？（项目跟踪表格包括时间事件）