可视化管理项目,让每个项目角色都轻松了(可视化管理项目,让每个项目角色都轻松了解)

项目管理是一个具有复杂性、易变性且周期长的活动,常常会出现项目的最终成果与最开始的项目计划不一致的情况,影响项目的质量,降低项目的成功率。

造成这种情况的一个重要原因是,项目在运行过程中,由于各种因素的影响,目标和计划的细节发生了偏差,而这些偏差又没有被相关人员及时发现和处理,即项目管理的过程不可视。

可视化低往往是很多项目最终失败的一个因素,而重视项目的可视化管理,则可以极大程度的降低沟通成本、统一团队目标、同时控制项目风险,提高项目的成功率和客户满意度。

一、可视化的要求

可视化管理项目,顾名思义就是让项目的相关信息对相应的人员透明、实时、真实。这里涉及到两个关键要素,项目信息和项目成员,只有了解了这两个要素的特征和要求,才能真正掌握可视化项目管理。

①项目成员需要按角色分类

项目管理的团队来自于临时组建,各自有自己的立场和职责,擅长的专业领域有所不同,对项目的关注点也有所不同。项目成员的角色主要分为三类:负责统筹项目和调配资源的管理层、负责完成具体项目任务的执行层、负责上传下达的项目经理,进行可视化管理时,不能一股脑地将所有信息全部通知、推送给每个人,而是需要根据角色定位,为不同的角色提供其关注和需要的项目信息。

②项目信息有针对性展示

在一个项目中,需要进行可视化管理的信息主要有项目的阶段目标、项目的具体计划、项目计划的完成情况等,面对不同的角色对象,需要展示的内容有所不同;即使是同一结果的信息内容,也要有差异化的展示方式,以匹配项目角色的岗位性质和项目需求。比如“项目进度正常”这一结果,高层领导需要了解的是阶段的进度状况和质量情况,而项目经理则需要知道每个项目成员的进度完成情况和质量表现。

二、如何做好可视化管理

作为一个项目经理,在项目管理过程中,不断展示自己的目标和计划,让所有参与的人都能得到最准确的努力方向;不断搜集和展示团队的工作成果和进度,了解项目即时的进展情况,可以大大地减少项目计划和最终成果之间的误差,提高项目的成功率。而这一过程,借助科学合理的可视化项目管理平台,项目经理的工作可以更轻松。

①制定“两级计划”,让不同角色都能得到有效信息

制定项目计划是项目经理工作的重中之重,在一般场景下,很多项目经理会用甘特图或者Excel制定详细的任务分解计划,然后传达给项目成员。但在项目制管理模式下,不同的项目角色对项目计划的需求是不一样的,项目经理要学会制定“两级计划”,让不同的角色最快最准确地得到最有效的信息。

管理层要管理的项目多、工作忙,无法深入地参与到每一个项目中去,但他们又必须了解项目的状态,以便分析决策。面对管理层,项目经理要给出项目的阶段计划,即按节点给项目进行阶段划分,告诉管理层这段时间的工作内容和状态,以及计划完成时间,如图,该项目分成了项目开始、项目准备及立项、需求分析及确认、系统开发、测试等几个大节点,管理层就很清晰地了解到项目计划进度,将计划完成时间与实际完成时间作对比,还可以了解项目在每一阶段的健康状态,方便分析决策。

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详细的任务分解计划项目经理也要做,而且要越详细越好,从而让执行人员掌握自己的任务和要求。同时,在制定好分解计划后,项目经理还要及时通知到个人,这点通过系统化的项目管理工具可以更高效的实现,如图,项目经理在系统上确定项目的任务、任务的负责人、计划完成时间等信息,计划发布后系统就会立即自动通知到个人,大大提高了项目经理可视化管理的效率。

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②建立工作成果反馈系统,保证信息的准确性和即时性

除了项目计划,项目的完成情况也要进行相应的可视化管理,项目任务的执行情况、项目的重要交付物,都要对相关人员透明,以便从中识别风险,及时补救。

任务的完成情况一般通过员工工时反馈,工时数据是项目的重要信息,反映了项目的进度和状态,是项目经理评估项目、发现风险的重要数据来源。员工反馈工时,要跟项目的计划挂钩,这样才能形成有效的数据闭环,将工时数据和项目计划作比较,为项目进度监控体术数据支撑。如图,在项目管理工具上制定项目计划后,员工填报工时时可以一键导入分配的计划任务,填写数据后提交,数据就会汇总到项目经理处,方便其分析和管理。

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在项目的全生命周期内,每个阶段都会产生一定的成果,即项目交付物,通过评审项目交付物,管理层可以了解项目在某个阶段的质量,因此项目的交付物必须对管理层可视透明。如图,设置一个交付物评审窗口,相关负责人在规定时间内上传,管理层就可以进行查看、评审。

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③透明化监控团队,合理调配资源

项目的资源分配主要由资源经理/部门经理负责,但他们往往并不是项目的负责人,不了解项目情况和需求,急需更多更准确的项目信息。

一方面,资源经理/部门经理需要对公司员工有所了解,了解每个人的技能、岗位、绩效等信息,以便将最合适的人分配到最合适的项目角色中。如图,录入每个项目成员,并对其进行相关信息的登记入库,可以实现资源信息的可视化:

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另一方面,资源经理/部门经理还要对员工的工作饱和情况有所了解,从而提高资源分配的科学性,防止出现部分人过忙部分人无事可干的情况。如图,在这张资源排期表中,用颜色展示人员的忙闲状态,资源经理/部门经理就可以减少分配不合理的情况。

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三、总结

1.可视化项目管理,是科学的管理方式,可以有效提高工作效率、降低项目风险,提高项目的成功率和客户满意度。

2.可视化项目管理,不能仅仅是喊口号,而应该是通过科学的手段搭建可视化项目管理平台,让人员和信息流转,让每一步的计划和目标都清晰可见、项目风险无所遁形。

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