涉密档案整理归档制度(涉密档案整理归档制度内容)

凡是本局党务、群团、行政管理活动中形成的,具有查考利用价值的绝密、机密、秘密及内部文件均属涉密档案归档范围。

一、归档要求

1、归档的涉密文件材料要齐全、完整,准确,应归档的文件材料的份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料,均应齐全、完整。

2、归档的涉密文件材料原则上应为原件,字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。

3、所有涉密文件材料按年度归档,并遵循涉密文件的自然形成规律,保持涉密文件的原貌和完整,准确划分归档文件的保管期限。

4、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目,使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写,也可进行打印;档案目录应当手工制作或用专用保密计算机打印;备考表和档案目录一律使用A4规格纸张。

二、归档时间

需归档的涉密文件应在文件办理完后及时整理归档。

涉密档案整理归档制度(涉密档案整理归档制度内容)

三、涉密档案整理

(一)分类编号

涉密档案归档文件采用单件归档整理方法,以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号。同一形成年度不同保管期限(参照《文书档案归档范围和保管期限表》,将归档涉密文件划分为永久、30年、10年三种保管期限)的涉密档案编一个流水件号。

(二)装订

每“件”单独装订,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,定为永久和30年保管期限的文件去除易生锈的金属物后,薄的采用不锈钢钉装订,厚的采用”三孔一线”方法装订。装订时,正本在前,定稿在后;原件在前,复制件在后;转发件在前,被转发件在后;文件处理单在前,文件在后。

(三)编页码

没有编页码的文件,以“件”为单位对有效页面编连续页码,正面编于右上角,反面编于左上角,本身有正确页码或单页的文件不需再编页码;1份文件各部分(如收、发文处理单和定稿)已有独立正确页码时不用再编页码,合并计算其总页数即可。编页号时采用打码机

(四)盖档号章

每“件”加盖档号章,档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。如文件首页上方不够位置盖章,可盖在文件首页左下方空白处,如上下方都不够位置,可另加白纸封面。

档号章可用手写盖章,也可打印,要求工整。

全宗号:市××局全宗代码

类别:涉密档案大类代字

期限:文件保管期限代号(永久为1,30年为4,10年为5)

年度:文件形成年度

件号:文件在该年度同一保管期限内的排序号

页数:文件总页数

(五)编制档案目录

应用涉密计算机或手工书写编制“归档文件目录”(参照文书档案)一式两份,其中一份随归档文件装入相应档案盒内,一份用于编制《涉密档案目录》,用牛皮纸等软皮装订,与涉密档案一起存放。不同年度不同保管期限的归档文件目录可装订在一起,不同年度、不同保管期限之间用彩色纸隔开。

《档案目录》包括“归档说明”和“归档文件目录”两部分,装订时“归档说明”放“归档文件目录”前面。“归档说明”内容包括归档文件的完整程度、归档数量、存在问题等。

(六)装盒

将整理好的单份归档文件按照编号顺序装入文书档案盒中,并填写档案盒背脊、盒内备考表。一个年度内的归档涉密文件数量少时,一个档案盒内可装入不同年度、不同保管期限的归档涉密文件。其档案盒脊背年度填写起止年度,起止件号不填。

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