作为项目经理管理任务常常感觉像是在追逐众所周知的龙的尾巴。好的项目管理的核心是在各个方面跟上变化。

从目标、工具和优先事项像流沙一样变化，没有什么比过去一年更能体现变化了。58% 的组织报告说，2019冠状病毒疾病大流行影响了业务和任务管理，并迫使项目延迟或取消。

然而，在令人抓狂的不确定性的放大镜之下，其他事情进入了焦点(或者，如果你的网络摄像头无法在极速会议上把它们整合在一起的话)。不仅仅是我们的任务管理策略，还有我们从根本上看待项目和交付工作的方式。

对于许多项目经理来说，他们感觉自己的地毯已经从我们脚下被拉走了，是时候回到最基本的东西了。不，不是 SWOT 分析，我是说你。你如何看待你的组织，你的团队？

过去一年令人惊讶的收获之一是，很少有项目经理在他们的项目管理工具中使用系统思维，尽管这些工具在构建和解决来自多个视角和关系的问题(比如全球流行病)方面提供了可衡量的好处。目前关于管理复杂项目的研究表明，项目经理将受益于系统思维。

在本文中

• 为什么是系统思考，为什么是现在？
• 为什么神经科学对 DPM 很重要？
• 3主要任务管理策略

为什么是系统思考，为什么是现在？

因为根据 APM，许多项目经理是确定性思考的，并且使用任务管理工具，如甘特图来反映这一点。而且，去年强调了搜索新的项目管理方法的持续激增。自2017年以来，谷歌搜索敏捷方法论的次数增加了28% 。

DPM 所涉及的许多项目都具有一定程度的高复杂性和高交互性，我们将在稍后更详细地介绍这个概念，并且需要一个框架来直接解决这个问题。

好吧，但为什么神经科学对 DPM 很重要？

好的项目经理是组织的执行功能系统。我们负责很多事情——组织、计划、解决问题、激励、管理行动和时间管理。听起来很耳熟。

项目经理的职能与脑前额叶外皮类似。

现在，把这个应用到项目中，就会出现一个模式，项目本身也是系统。

系统的结构使用一系列事件ーー一个过程ーー来执行所需的功能。这与所有围绕结构和过程构建的项目管理是一样的。这就是我所承诺的交互性和复杂性的轴心所在。

系统思维和项目管理方法之间有很多重叠之处。

通过系统思维的透镜，我们可以比较作为系统的项目如何与等价的项目管理系统配对。简单的任务和项目，由低数量的交互和低数量的组件在线性或瀑布式项目管理系统中起作用等定义。

项目的原始边界随着范围的变化而变化。同样，系统从它们的环境中获取输入。复杂的项目，拥有属性的边界会随着环境的变化而变化，比如不稳定的远程工作，需要管理人员理解系统思维。

相关阅读: 我们拥有力量: DPM 如何影响工作方式

3主要任务管理策略

言归正传，让我们深入探讨2022年作为项目经理的管理任务会是什么样子，如何让作为 DPM 的系统思维为您工作，以及三个关键的任务管理策略，以便在明年继续坚持下去。我们会覆盖:

• 为什么要考虑重新定义角色
• 为什么项目规划在2022年仍然重要
• 如何建立一个积极主动的沟通计划

1. 定义角色

角色定义(和重新定义)是开发任务管理策略的关键的第一步。项目团队的每个成员都应该有一个明确的角色和职责。这取决于项目经理保持清晰的远景。如果没有明确的角色定义和优先级，所有的任务管理策略都会分崩离析。

“智囊团”这个词用来描述一个精确的、协调的(无论多么有争议)项目努力是有原因的。成功的，结构化的组织在某种程度上反映了大脑。

想一想，组织是定义明确的信息系统、通信系统、决策系统等等。所有这些复杂的系统将它们不同的功能互相连接起来进行协作，形成了思想和操作的持续自由流动。

一位名叫丹尼尔 · 丹尼特(Daniel Dennett)的哲学家再次比我更好地解释了这个问题: “相互竞争的平行活动可以使相互补充和相互竞争的贡献形成一个连贯的模式。”快点说三遍。

简单地说: 多个想法一起工作可以聚集成一个清晰的，重点突出的项目。组织就像大脑，大脑是数百个系统高度协调的输出过程。然而，关键是要确保每个角色执行单个或集中的功能。多任务坦克生产率提高40% 。

系统思考工具: 决策矩阵

好吧，这真是太难接受了。定义什么需要授权ーー以及授权的位置ーー从决策开始。德怀特·艾森豪威尔臭名昭著的决策矩阵实际上正是系统思维的应用。

艾森豪威尔的决策矩阵。

经典的决策矩阵是一个简单的四象限图表，旨在消除猜测优先级。它遵循一个方便的头韵: 做，决定，委托，删除。这些方框进一步与紧急或重要标签及其负面对应标签相交叉。“做”是紧急和重要的，“删除”是不紧急和不重要的，等等。

我们目前的集体环境就像是自然灾害、流行病恐惧等等的轮盘赌。同样，记住外部压力如何影响决策过程也很重要。

慢性压力使人类的决策偏向于习惯而不是目标。与适应角色相邻的是减轻工作压力，这会影响决策。

进入2022年的关键任务管理战略是那些帮助我们做出决策和确定优先次序，同时铭记系统和环境的战略ーー决策矩阵是一个很好的起点。

2. 制定项目计划

调优作为 DPM 的执行功能的下一步是目标设置。请听我说，在以敏捷为中心的时代，复杂项目的项目计划并不是浪费时间。

有效的项目需要一个项目计划。记住，这样做的目的是为了重新审视和可能地重新定义我们如何制定项目计划。

一位智者曾经说过，弯曲的树不会折断。我们需要看看作品如何适合家居，而不是塑造家居来适应作品。适应是大脑最大的进化成就。我们越了解大脑如何处理复杂的变化，我们就越能有效地管理项目。

把你的大脑和你的组织想象成你的家ーー也许是你今年最大的工作挑战之一。1923年，瑞士建筑师勒 · 柯布西耶(Le Corbusier)把住宅称为“住宅的机器”从电气化网格到城市建筑和互联网，家不仅仅是一个地方。这是人类互动和联系的纽带。

华盛顿大学项目管理项目的领导者克里斯托弗•博利克(Christopher Bolick)表示: “如果没有详细的蓝图向承包商展示如何开始，你就不会(开始)建造房屋。”有效的任务管理就是将项目中大的可交付成果分解成更小的、可管理的任务。也就是制定计划。

定义良好的计划和模板对于任务和时间管理是必不可少的。项目计划中的一个关键过程是评估资源负载。每个副首相都知道时间是你唯一的耗竭性能源。

系统思考工具: 资源分解结构

如果你不知道你拥有什么，你需要什么，你就不能建造你的房子。使用资源分解结构不仅仅是一个列表，它通过检查资源成本如何相互关联来使用系统思维。

作为项目经理，一个好的 RBS 会帮助你管理任务，因为它会在每个步骤相互联系的时候，通过观察影响你的计划的所有变量。苏格兰皇家银行提供的功能性视角也是对现有 WBS 的极好补充。

苏格兰皇家银行还需要团队协作来委派任务、简化工作流程并防止出现瓶颈。

听说过自我管理团队吗？如果你想知道这对你来说意味着什么，看看这个: 没有项目经理的项目团队: 探索 PM 困境(与来自 Railsware 的 Julia Ryzhkova 合作)

不要被困在生产力软件的兔子洞里

对于 DPM 来说，生产力软件无疑是一个强大且必不可少的工具。能够跟踪任务、项目进度、截止日期等等，这对于在当前环境中表现出色至关重要。

从不起眼的待办事项清单到像 OmniFocus 这样雄心勃勃的东西，它的核心设计原则是: 自动化。自动化是创建一个(您猜对了)自动化和简化一系列流程的系统的结果。卸载执行任务和使用时间跟踪释放您最宝贵的资源: 时间。

项目管理软件通常是一个很大的主题，你会注意到我们经常回到这个话题。理由很充分！只有22% 的组织使用项目管理软件，但是77% 的高绩效项目使用项目管理软件。DPM 对这个话题有点着迷是有道理的。

随着越来越多的组织向永久性混合或远程模型过渡，物联网、通信和任务管理软件等事物正在从根本上改变项目管理的执行功能。那些利用这种转变的人将能够比那些不适应的人更快地交付和完成项目。

也就是说，当作为一个项目经理试图保持在管理任务的顶端时，很容易陷入生产力软件的无底洞。我会是第一个承认我有罪的人，因为我同时尝试了几十个不同的程序。最好的生产力软件是那个为你工作的软件。了解您需要从生产力软件中获得什么依赖于理解您正在工作的系统的范围、角色和环境。

基本上，您需要知道您的项目中哪些地方需要自动化，并将其与相应的系统配对。

3. 良好的沟通

我们使用日常语言中的系统思维，而没有(讽刺地)思考它。“多米诺效应”、“循环逻辑”和“螺旋下降”都表达了系统思维背后的主要概念。

我们作为 DPM 所做的大部分工作是沟通ーー这是项目经理90% 的工作。如果我们不能在各个层面上进行良好的沟通，我们就无法正确地委派角色、制定计划或建立一个好的 RBS。起草下一个沟通计划的第一步应该是确定利益相关者需要什么样的沟通。

如果你从中学到了什么，我希望是组织不是孤岛。到现在为止，您可能已经理解了作为项目经理管理任务的各个方面是如何相互联系的。作为 DPM 我们正在运行一个信息系统。信息只有经过解读才能成为交流。

我们在组织中所做的一切都发生在一个社会系统中。对于项目经理来说，最重要的技能，不仅仅是来年的技能，是沟通。整整四分之一的项目经理报告说，他们没有访问项目通信软件。

在2022年，作为项目经理管理任务的关键是塑造一个适合你的主动沟通环境。

保持沟通的一个好方法是让你的团队成员创建内容，无论是关于他们的专业、工作文化，还是他们对组织的想法。你可以在这里找到如何让内容创建成为你的文化的一部分。

看看这个: 研讨会: 不仅仅是管理你的团队，还要管理你的客户

系统思考工具: 丰富的图表

在为复杂的项目制定交流计划时，考虑如何使用丰富的图片来改进将它们视为系统的方式。丰富的图片关系图是说明多个元素和因素之间关系的自由流动的图形。丰富的图片有助于创建一个心智模型，打开沟通，打开利益相关者之间的关系，并提供您可能错过的额外上下文。

一个场景: DPM 交付一个根据明确定义的需求构建的 Web 发布项目ーー系统满足这些需求。在发布时，它被用户谴责。我们怎么到这儿来的？可能是因为没有看到需求是如何与用户实际执行的内容无关(或者正在干扰)的。这是沟通中断。

通过可视化地观察诸如通信和流程之类的动态，以及诸如资源和框架之类的结构，可以帮助我们看到新的依赖关系，以及它们是如何整合在一起的，这些对于来年是必不可少的。

最后的想法

无论您是 DPM 老手还是刚刚起步，拥有良好的任务管理策略对于项目的成功至关重要。使用有效的任务管理技术的公司比那些完全不使用任务管理技术的公司花费少28倍。

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