卓有成效的会议组织与实施步骤(会议卓有成效的方法)

公司经营、团队管理无论规模大小,人数多少,只要是组织(二人或以上团体)进行共事,为了交换意见,达成共识都需要应用到“会议”这个管理工具。

只是根据应用的场景不同、目的不同、所需釆用的形式、规模、方法各不相同,但万变不离其宗,掌握本质规律即可以不变应万变。

高效组织一场会议的核心步骤:

1、取舍:会议发起人应认真思考这个会议是否一定必须组织,是否还有更高效的解决办法吗?选择做正确的事!

2、目的:发起这个会议要解决什么问题,达成什么目的/目标?一次会议最好聚焦一个目的,不要贪多,要精准有效!

3、策划:为了达到以上会议目的,会议发起人要先思考好整个会议过程如何进行有步骤的引导,从开放的问题,一步一步透过方向的引导总结,最终汇聚达成共识,将问题关闭解决,做到心中有路径有策略!

4、预备方案:作为会议发起人,明确会议目的/目标,有了引导策略后自己一定要深度思考做出初步预想方案。如果自己完全没有深入思考,只是在会中通过大家各抒己见,在短暂的时间内自己容易随波逐流,觉得好像谁说得都有理,那要么议而不决,没有结果;要么决策过于草率,缺乏系统性和全局性思考,会议决策的有效性有失偏颇,组织是要付代价的!

5、参会者:根据会议的目的,合理选择关联部门人员参加,即会议是否能为参会者创造价值,尊重团队人员的时间!

6、资料准备:

A. 提前公布会议议题;

B. 参会人员根据议题提前准备数据、个人观点和方案建议,并提交本岗工作相关表单,便于上下游团队成员分析反馈。

7、主持人:会议流程主持人是整个会议能否顺畅有效推进的指挥棒和主导者。严格清晰明确会议的目的、策略、时间、引导、调节协调、归纳总结,能级高的主持人甚至可以将团队智慧进行升华和引领!

8、执行方案:会议议题经过充分讨论形成决议,只是做到这一步即止是不够的,这也是为什么大部分公司觉得开会没用,同样的问题重复开浪费大家的时间。有了会议决议,最重要的是要有与之匹配的执行方案,并对结果进行跟踪检视,这样才能做到会议:议而有决,行而有果!

会议的高效与否在于对会议的正确认识,重要性的判断、及会前准备的充分性!

凡事没有提前做好充分的准备,那就准备好失败!

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