如何杜绝项目“镀金”?做好项目范围管理,把项目讲明白说清楚

项目“镀金”是项目管理的一个专有名词,指的是项目团队成员为了“讨好”客户,在合同规定之外,所做的一些不解决实际问题、没有应用价值的项目活动。

作为一枚资深的项目经理,对项目“镀金”这种事情,我经常遇到,早已见怪不怪。总有些客户会在项目合同签订后,项目实施的过程中,找各种各样的理由,给项目团队提出一些项目合同范围之外的要求。

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01 为什么要防止项目“镀金”?

在回答这个问题之前,我们要先谈谈什么是项目范围。因为项目“镀金”的本质就是项目团队做了不属于项目范围内的工作,导致项目范围的蔓延。

项目范围是现代项目管理中一个重要的概念。所谓项目范围,就是指合同中规定的项目需要交付的工作成果,以及为了完成交付成果,项目组需要开展的工作。

简言之,项目范围就是对项目工作内容和交付成果的界定,项目范围也是是对项目目标的展开和细化分解。 通常来说不在项目范围之内的任务,是不属于项目团队的工作。

项目范围管理,就是要确保项目团队成员做且只做项目范围内的全部工作,以便能顺利完成项目交付成果。项目范围管理就是要为项目工作划分一个边界。明确哪些工作应该包括在项目范围内,哪些不应该包括在项目范围内。

我们对项目范围进行管理的目的,就是要做范围内的事,而且只做项目范围内的事,既不少做也不多做。因为如果少做了,会影响项目目标的达成;如果多做,则会浪费项目有限的资源。

理解了项目范围的概念,相信大家就能理解为什么我们要尽量杜绝项目“镀金”?

因为项目“镀金”是项目管理的大忌。你做得好了,客户会认为是理所当然的;你没有做好,会大大降低客户对项目的满意度,更严重的甚至会导致项目失败。

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02 项目范围管理有什么作用?

根据我多年担任项目经理的经验,做好项目的范围管理有以下几个方面的作用:

(1)项目范围管理的核心就是,明确项目的边界,让项目团队成员都清楚知道什么工作是项目范围内的。

(2)有了项目范围,明确哪些工作是项目范围内。项目经理可以对项目工作进行监控,确保项目所有需要做的工作都已经安排下去了,并且都在开展。

(3)项目实施过程中,借由项目范围管理对项目工作进行监控,防止发生范围蠕动(Scope Creep)。项目范围蠕动指的是项目范围以一种不易察觉的方式逐渐发生变化,等到项目团队发觉后,项目范围已经发生了实质性变化,导致了项目范围的重大偏离。

(4)有了项目范围,项目成员就可以理直气壮地对不包括在项目范围之内的额外工作说“不”,预防项目“镀金”。

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03 如何进行项目范围管理?

项目范围管理是一个比较复杂的过程,包括以下5个方面的内容:

(1)范围规划:确定项目范围并编写项目说明书的过程。

(2)范围定义:把项目的主要可交付成果划分为较小的、更易管理的许多组成部分(即项目可交付成果),制定项目和产品详细描述的过程。

(3)范围分解:对项目工作范围进一步细化和分解,最终给出项目工作分解结构和工作分解结构词典。

(4)范围验收:项目利益关系者最终认可和接受项目范围的过程。

(5)范围变更:在合同实施期间发生的项目工作范围的变更。

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虽然我们说项目“镀金”是项目管理的大忌,项目经理要尽量避免项目范围蔓延。但是作为项目经理,我们更需要明白的是,项目成功的标志是完成项目目标,还有一条是让项目利益相关方满意。

如果因为不肯让项目“镀金”,而让项目利益相关方不满意了,可能就是本末倒置了。至于如何去处理这个矛盾,就要靠项目经理们的情商和智慧了。

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