电子会计档案｜从纸质到电子，会计档案管理的数字化转型之旅（电子会计档案的作用）-科研云

电子会计档案｜从纸质到电子，会计档案管理的数字化转型之旅（电子会计档案的作用）

投稿用户 • 2023年12月28日 am11:06 • 科研百科 • 阅读 81

在2023年影响中国会计行业的十大信息技术中，电子会计档案位列第五。综合近三年的发布结果，电子会计档案始终位居前列。

随着数字化转型的推进，前端的费控系统、共享系统因为技术的升级变得越来越自动化、智能化，传统的纸质会计档案的管理模式已经越来越成为财务管理的痛点和难点。

1.实物会计档案管理的困境

传统的实物档案管理模式下，报销人员需要粘贴单据，行政人员需要收集、协同邮寄，财务人员需要接收、核对，当月结账后，下月月初时会进行凭证的打印并与对应的报销单据、发票等原始凭证进行匹配、整理，按凭证的顺序号排列整齐，后续进行装订，填写卷号、期间等等内容，最后上架到档案架。

在这个过程中，带来了比如粘贴、邮寄、打印等成本，也带来了库房、密集架等保管的成本，因为远程邮寄、依赖人工核对的实物借阅、档案室实物管理等可能会导致档案丢失、保管损毁等风险，在日常的使用中，频繁的实物调阅也会导致效率较低。

2.政策法规变化带来新曙光

· 2020年6号文的发布、新版的档案法的发布确定了电子化存储会计档案的法律效力。

· 2021年发布的《电子档案管理系统通用功能要求》从国家标准上确定了电子档案系统的建设规范与要求。

· 2022年发布的《电子会计档案管理规范》明确了会计电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作的要求。

· 今年5月17日财务部会计司发布了电子凭证会计数据标准试点的通知，涵盖了增值税电子发票、数电票、财政电子票据等9类电子凭证，电子档案的范围在持续扩大，进一步推动档案的全面电子化建设。

3.电子会计档案建设的核心目标

图片无纸趋势：逐步实现档案的无纸化管理

短期实现电子发票、数电票等电子凭证的无纸化，内部生成的比如入库单、记账凭证的无纸化。长期看随着政策的持续推进，数电票的持续推广，电子凭证会计数据标准试点的持续扩大，将会进一步推进档案全面无纸化，减少档案管理工作的资源占用，降低管理成本。

图片符合监管：符合国家政策监管要求

确保会计档案的真实性、完整性、可用性、安全性，符合档案管理的“四性”检测要求，符合相关政策法规的管理要求。

图片高效利用：高效应对内外部的检查

满足档案日常的借阅、查询，高效地应对内外部审计、税务等的检查事宜。

图片加强管理：规范内部管理，加强风险管控

通过系统化、集中化、无纸化的电子档案管理模式替代传统手工档案管理模式，实现公司内部档案管理规范统一，避免档案丢失、保管损毁等风险。

图片统一平台：统一信息平台，提高管理效率

搭建统一电子档案管理平台，实现各类档案采集、存档、保管、利用全流程自动化，建立会计凭证、原始附件、影像等资料的高效匹配与联结。

图片数据价值：助力企业转型，提升档案价值

汇集各业务平台信息形成结构化数据，支撑多维度的查询、分析、统计作业。拓展档案智能化运用场景，提高档案利用率，展现信息价值。

电子会计档案管理不仅仅是以电子化的技术替换传统实物档案的管理，不仅仅是把线下业务搬迁到线上实现，而是要依据国家持续推进的政策法规、结合企业内部的实际管理情况，充分考虑需要归档的档案类型、哪些可以电子化的内容、涉及哪些外部的信息系统、相关档案管理流程等内容，并对前端流程、业财系统提出对应的改造要求。

作为财务数字化最后一公里的电子会计档案，深刻地影响并进一步推动了企业内部管理制度、组织的职责分工、业务流程和模式、核算标准化的优化。

4.开灵科技电子会计档案核心流程与业务价值：

①会计资料的采集：支持本地上传、扫描、接口传输等方式收集全档案数据（记账凭证、原始凭证：如报销单据、电子发票、电子票据，及影像文件、账簿资料、报表资料等），通过和业务系统对接，实现档案相关数据之间的自动关联，让企业档案数据100%归档。

②会计档案整理：对收集到的会计资料进行数据处理，分类组装档案元数据及其附件文件，同时加密数据信息，并进行板式文件格式转换、完成组卷归档，通过灵活定义档案门类，可以根据年份、类型、全宗、项目号多种维度进行自定义设置，并且能按国家标准规范进行建立全宗卷。

③会计档案利用：针对海量数据，档案管理系统提供了多种检索方式，包括全文检索、条件检索、元数据检索来定位目标文档。员工可以在借阅列表中检索，选择需要借阅的文件加入借阅流程，也支持在借阅期内发起续借申请，可延长借阅周期。

④会计档案鉴定：档案系统中的鉴定类型一般分为四种，开放鉴定、保管期限鉴定、密集鉴定、销毁鉴定等。系统能够按照预先设置好的处理规则，自动提醒档案到期，档案管理员可以选择一批需要鉴定的档案，批量进行处理。

⑤会计档案销毁：当鉴定流程结束后，系统会自动将鉴定结果为无价值的档案归入待销毁库。档案管理员定期执行销毁动作，销毁后的档案可以直接删除，也可以根据预设的规则进入回收站，这样的当时避免有些档案被错误处理，最大限度的保证用户档案信息资源的安全。

电子会计档案｜从纸质到电子，会计档案管理的数字化转型之旅（电子会计档案的作用）

5.开灵科技电子会计档案业务价值

开灵科技的电子会计档案管理系统能够为客户提供从纸质档案到电子档案的全生命周期管理，实现了电子档案收集、生成、归档、借阅、统计、利用、鉴定、销毁的全过程管理，让企业告别传统档案管理成本高、查阅不便、易丢失等问题。将数据信息化后，完善档案数据链，便于实现财务共享，解决财务共享中物理票据、文档集中共享等问题。

· 完全满足政策管理要求：满足最新的数电票、电子凭证的归档要求，高效应对内外部的检查。

· 助力档案管理人员转型：替代财务人员、档案管理人员繁杂的档案整理、查询等基础工作。

· 规范管理并强化管控：规范内部管理，加强风险管控，解决分支机构档案分散管理带来的风险。

· 助力企业数字化转型：通过对档案管理的数字化建设，为全集团的数字化转型建设添砖加瓦。

电子会计档案｜从纸质到电子，会计档案管理的数字化转型之旅（电子会计档案的作用）

部分文字内容来源于网络

北京开灵科技有限公司——企业财税数字化解决方案服务商。

开灵科技根据企业需求，提供销售管理系统、采购管理系统、销项开票系统、进项收票系统、影像管理系统、财务入账系统、电子会计档案等业务的解决方案，专业、高效的助力企业财税数字化管理转型升级。

如果您有任何财税数字化转型需要，欢迎与我们联系，北京开灵科技将竭诚为您服务。

电子会计档案｜从纸质到电子，会计档案管理的数字化转型之旅（电子会计档案的作用）

电子会计档案｜从纸质到电子，会计档案管理的数字化转型之旅（电子会计档案的作用）

相关推荐