浅谈如何筹备组织会议工作(会议的筹备和组织工作)

论述之前说明三点:一是出发点。本着相互学习,引发探讨初衷,以期与大家实现共同进步为目的作此浅论,供大家参考。二是结合点。本人有幸毕业后在机关单位供职三年,期间参与组织4次人数规模在100人以上的大型会议,十余次局部小型会议,在此过程中积累了一些办会经验,产生了一些不成熟的思考与大家分享。三是立足点。会议组织工作是机关单位必不可少的日常工作之一,内容非常繁杂,在此旨在通过窥豹一斑,达到有所启示目的。下面我就如何做好会议组织工作从以下三阶段进行说明:

一、会议筹划阶段

凡事预则立,不预则废。会前筹备是否充分将极大决定会议能否顺利召开。此阶段重点做好7项工作。

一是拟制方案计划。初步确定会议时间、地点、参会人员、会议日程、食宿安排、各类保障等因素,初步拟制会议计划方案,形成会议组织文件。密切与上级单位沟通对接,依据其需求及时调整计划,加强向领导请示汇报,不断修正完善会议方案。

二是进行任务部署。召开会议部署会,讲清会议注意事项及相关要求,细化任务分工,依据办公室人员特长部署任务,责任到人,各司其职,确保各项工作落到实处。

三是准备文字材料。文字材料是活动内容的集中体现,其质量高低是决定会议成效的关键因素,会议材料包括会议须知、主体报告、首长讲话(主持词、开幕词、动员讲话、总结讲话等)、经验材料、典型事迹、学习文件等每个材料都有其不同写作特点,着眼点、关键点、落脚点均不同,在撰写一些通用项材料时可以找类似材料参考借鉴,结合任务特点加以修改即可,对于首长讲话,主题报告等材料就要通过收集资料,查找法规,修改完善,不断打磨,经领导审阅后方能成稿,因此耗时较长,需要提前筹划准备,以免临阵慌乱,降低质量。

四是准备会务用品。投影仪、录音笔、照相机、纸笔等办公耗材需在在财务纪律合规前提下提前置备。

五是进行会场设置。主要包括会标的悬挂、主席台的设置、座位席的排列和席卡的摆放等。主席台座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定,拿不准的要及时请示。

六是安排各类保障。主要是食宿、医疗、通信等保障。食宿上,首先核准参会人数,反馈食宿供应方需求,注意不能超标。医疗上,提前与就近医疗机构或单位卫勤部门提报需求,确定好时间地点,设置医务人员专用房间并指定专人24小时值班,定期巡诊参会人员,备足常用药品等;通信上,可在每个参会人员房间放置会议筹备组人员联系方式,确保人员需求能及时得到回应。

七是严密组织接站工作。提前对接好参会人员车次、航班等交通信息,制作接站计划表,列清参加活动人员乘车、船和飞机的班次、到达时间、联系方式,明确接站具体负责人和保障车辆。接站人员要提前到达车站、码头或机场等候,必要时持接站牌到出口处迎接。遇有上级首长莅临指导,要及时报告,以便本单位领导亲自接站或到住所迎接。接到后,要妥善安排食宿,做好引导和简要介绍单位情况的工作。  

二、活动实施阶段

这是活动的“重头戏”,也是确保活动顺利完成的关键所在,此阶段重点做好5项工作:

一是组织人员报到。在报到地点设立“签到处”,安排专人办理签到手续,核发各类证件,分发文件材料,介绍相关情况。对未按时报到的及时沟通联系,问清原因及状况,并向上级领导报告。安排专门场所供各单位保障车辆集中停放、驾驶员集中住宿。

二是召开预备会。人员报到后,根据需要召集参加活动单位的负责人或联络员,召开预备会,对日程安排、服务保障措施和注意事项等内容进一步作出明确,征求各单位意见建议,并就组织好活动提出具体要求。

三是做好会议现场工作。首先会议召开前进一步检查会场座位排布是否合理,会场音响、话筒、投影仪等设备能否正常使用,灯光、空调等设施能否正常运作,饮用水、纸笔、防疫用品等会议用品是否齐备,这些都需要会前进行事先调试。其次做好入场引导。引导参会人员尽快落座,避免因坐错位置导致尴尬,提高效率。此外,若会场设备出现故障等临时状况,及时启动应急预案,就近转场,做到灵活应变,从容处置。

四是设置合影留念环节。确定参加合影人员,选定合影地点,事先安排好摄影师,搞好队形设计;重点研究确定第一列的人数和座次,在座位上粘贴燕尾姓名标签;条件允许的情况下可安排彩排,或在《会议须知》中明确站位;遇有首长讲话时,要准备好音响话筒;及时分发合影照片。五是周密制定送站计划。提前对接好参会人员返程航班、车次信息,制定严密送站计划,合理安排送站司机、车辆与返程人员出行计划,送站工作做到有条不紊,不漏一人。

三、总结收尾阶段

这时千万不要有松一口气,歇一歇脚的想法,要一鼓作气、善始善终做好会议收尾阶段工作,主要有5项内容:

一是整理归还会务用品。对一些借用的会议用品,及时清点归还;对属于本单位的用品,分类整理存放、登记造册,以便下次使用。 

二是梳理上报活动情况。系统梳理开展活动的基本情况、经验做法和主要成效,及时向上反映有关情况,总结宣扬先进典型。

三是搞好财务结算。及时与招待所或宾馆核算住房、伙食等费用,尽快结算印刷资料、购买物品等外围账目,对已列入活动预算或预算外开支应纳入报销的经费,及时进行处理,不要有遗留问题。

四是抓好会议精神落实。督导各参会人员按照会议精神抓好工作落实,推动会议成果转化为工作实效,及时跟踪问效并报告领导。

五是做好会议总结。及时反思会议组织过程中存在不足,提出切实可行整改措施,形成心得报告,并在下次会议中提前做好防范规避。

会议组织千头万绪,事务繁杂,需要我们从好的经验里去学,更需要从实践中去感悟,以此不断提升自己协调组织能力。

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