知道很多理论,为什么还是管理不好合同?(合同管理难吗)

合同贯穿企业发展始终。合同管理与企业的风险管理、合规管理、利润管理都有着极为紧密的关系。

如何管理合同,各种理论、解答俯首皆是,但是为什么合同管理依然还是企业管理中的重大难题?一方面,随着科技的发展,传统的管理方式和系统已经逐渐无法满足企业的需求;另一方面,随着企业自身的发展,存量纸质合同的不断累积和增量合同的剧增,都为企业如何管理好合同,如何释放长期被忽视的合同数据价值提供了新的思考。

随着新冠疫情的爆发,企业面对的不确定因素增加,在经历了复工复产后,合同的远程管理难题逐渐凸显。而面对经济下行,如何做好内部管理,通过提高效率降低成本也成了当下企业的迫切需求。

01 企业战略规划看合同管理

知道很多理论,为什么还是管理不好合同?(合同管理难吗)

合同承载着企业在商业、财税、人事、合规、风控等各层面的安排。从合同的协商到拟定、审核、签订、履行和终止,甚至纠纷解决,合同管理涵盖着业务的全生命周期的管理。

而目前大多数的企业合同管理还仅停留于流程的管理。甚至不少企业仍旧采用的是纸质合同 电子表格的管理方式。在企业内部信息化系统建设相对完备的情况下,落后的合同管理方式则无法承接企业大量的业务风险、流程、和成本的管控。

知道很多理论,为什么还是管理不好合同?(合同管理难吗)

图:秀合同总结的不同规模企业面临的合同管理挑战

合同管理不能仅关注于合同的起草和审查管理,更应该从企业战略规划上看合同管理。

将合同的生命周期贯穿于企业的发展周期中。通过形成合同管理中台,将散落在各业务系统的合同数据进行统一沉淀管理。及时获悉企业目前的项目运营阶段、项目受阻情况、资金收支计划、重大项目的履约情况、企业潜在风险预知等。以战略高度去重新看待合同管理。

02 合同从流程管理向数据驱动管理转变

传统的合同管理方式基本采用纸质合同结合电子表格的形式,此外便是通过业务系统进行合同的流程审查管理。这些管理方式比较适用于企业合同数量不多、种类较少、业务较为单一的企业。随着企业合同数量及业务类型的增加,仅是审批管理将会导致大量的合同风险难以把控。合同的变更、终止不能及时拉通信息,造成企业资源浪费、利润损失风险。

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图:秀合同–合同管理应用场景图

而且,合同是驱动业务的有利载体。企业所有对外往来业务都需通过合同体现。以制造业为例,项目的签订后,从原材料的采购合同到可能产生的加工生产合同、物流运输合同、代理商合同等,项目从发起到结束所有环节皆涉及企业的合同管理。

知道很多理论,为什么还是管理不好合同?(合同管理难吗)

图:秀合同–企业各部门合同数据的统一管理

数字化转型不是目的,如何通过数字化实现企业降本增效,精益化管理才是目的。借助于专业的合同管理系统,改变传统合同流程审批管理模式,通过建立合同中台与企业业务系统及基础平台(采购,供应商平台,签章,影像,财务共享,成本,资金,税务等)集成,以合同为钮带打通业务全流程才是合同管理的价值所在。

03 具体案例看合同全生命周期管理价值

以秀合同某一汽车制造企业客户为例:

客户痛点概况:

企业合同签署量日益增大,纸质化合同操作方式造成各部门业务、办公沟通不畅,信息不能准确及时传递共享,现有信息系统并不能完全解决合同管理问题。

客户合同管理诉求:

该客户急需合同管理平台,集成CFCA电子签及现有采购系统ipur,实现采购合同业务全生命周期线上管理,提高企业内部协同化和智能化管理能力,提高内部工作效率,加强风控能力。

秀合同解决方案

打造统一合同管理平台

统一合同分类及模板、统一合同标准条款、统一合同风险管理、统一关联方管理实现合同模板、拟稿、评审、审批、签署、履约全面信息化;

集成ipur系统,打通采合同内外协同流程

在不改变客户及供应商原有操作习惯的前提下与ipur系统实现对接,最终达到合同管理全过程信息化,提高工作效率,降低风险的目的;

对接电子签系统对接CFCA电子签

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图:秀合同–某制造企业客户案例图(节选)

合同的有效管理是企业的“战略”需求,此前的合同管理方式已经无法匹配现实所需。外部环境在不断发展变化,合同管理在“战术”上也需要不断调整以适应企业其他更为灵活的管理系统。

秀合同 —— 合同管理智能中台

秀合同立志于企业全生命周期合同管理,通过打造合同管理智能中台来形成企业合同的数字化基座,向外延展形成合同三大中心(合同协作中心,合同风控中心,合同数据中心)来有效管控合同风险,沉淀合同数据,驱动合同的商业价值变现。

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