建筑工程合同管理制度体系（建筑工程合同管理制度体系图）

第一章 总则

第一条 为规范公司合同签订、履行和付款程序，规范合同管理工作，最大限度的避免和减少因合同管理不当造成的损失风险，根据国家有关法律、法规，并结合公司实际情况，特制订本合同管理制度体系。
第二条 本制度体系所称合同是指公司与其他法人、其他组织、个人之间签订的经济合同、技术合同等。
第三条 合同管理实行分级管理原则、归口管理原则、协调合作原则、维护权益原则和动态管理原则，并实行承办人制度、网上审核会签制度和重大合同专题会审制度。

第四条 合同管理工作包括：合同订立、合同备案、合同交底、合同履行、合同变更、争议与诉讼、合同分析与总结。
第二章 合同管理部门职责
第五条 公司的合同归口管理为公司所属职能部门负责本部门分工范围内的合同管理工作。
第六条 合同管理工作的主要内容包括：
1．建立健全公司合同管理制度体系；
2．监督、审核公司的合同依法、依程序签订；

3. 拟定公司常用合同的统一示范合同文本；

4. 建立项目施工班组选定招标体系制度，规范施工班组选择和单价确定程序，并负责具体实行与参与；

5. 参加合同的谈判、修订与签订；

6. 负责公司合同审核平台的流程发起；

7. 项目管理平台的维护；

8. 做好协助其他相关职能部门做好合同改进、完善、签订工作；

9. 加强对出现的合同纠纷、索赔、变更提出各种法律法规、政策和合同依据；
10．建立合同档案归档、台账管理，对签订完成的合同进行收编归档、保管，并开列编制目录；

11. 建立合同借阅登记制度，定人定部门定日期，做到可追溯，不得擅自抽取、复制、涂改，不得遗失，不得随意划线、抽拆；
12．监督、检查合同的履行，对自签约起至合同履行完毕全过程负责，期间出现与合同有关的问题须及时与有关部门进行沟通解决；
13．其他合同管理工作。
第三章 合同的审查与签订
第七条 在合同签订前，应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：
1．主体资格合法：承揽工程需三证同时具备（营业执照、资质证书、安全生产许可证），其核载的内容与实际相符，税务登记是否正常；
2．欲签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书；
3．由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；
4．具有相应的履约能力：具有相应的施工队伍或支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明等相关文件；
5．具有履约信用：审查社会信誉、征信，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
合同承办人应根据审查结果在审批时签署自己的审查意见。
合同对方当事人履约能力或资信状况有问题的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中，以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用前款规定进行审查。
第八条 凡公司重大的或标的额较大的合同审核，应有公司法律和经济技术等专业人员参加审核。
第九条 合同一律采用书面形式。计划单、调拨单、任务单、预算书等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同。
第十条 合同的起草原则上采用公司的统一示范合同文本，如遇特殊情况也应以我方为主导承担，语言应严谨、简练、准确。
第十一条 法定代表人授权委托代理人签订合同时，必须签署授权委托书。授权委托书必须明确委托许可权和期限。
第十二条 各审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见中予以明确并提出修改意见。承办人修改之后应重新申请审核。
第十三条 根据经批准的合同修订稿制作正式合同。

第四章 合同的履行管理

第十四条 所有依法签订的合同，双方当事人均应全面履行合同的义务。

第十五条 为了保证合同的履行，实行不定期、分级监督检查制度。承办人应在合同有效期内向项目部随时检查合同履行情况。对合同履约过程中出现的价款、工作内容及权利义务等实质性条款不符的，应及时沟通解决。

第十六条 在合同履行过程中,凡与合同有关的来往文书、电报、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。

第十七条 履行合同发生纠纷时，及时报告公司相关责任部门和法律部门，双方当事人应在友好的基础上尽量和解、调解，协商不成时，双方可按合同约定方式仲裁或提起诉讼。

第五章 合同的变更、解除与终止

第十八条 我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。

第十九条 发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应及时书面催促对方按合同要求履约，若催促无效的应立即采取有效补救措施维护我方的合法利益，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，并将情况及时报告公司相关领导。

第二十条 我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。

第二十一条 合同若确需变更或解除时，由经办人查明原因，提出意见，经批准签订的部门领导核准后，再同对方协商，并填写变更、解除审批表后，依法签署变更或解除合同的书面协议。

第二十二条 合同终止，由合同承办部门会同商务部尽快将履约记录等相关资料收集整理归档。

第六章 合同档案管理 

第二十三条 合同文本的管理，应做到规范化、科学化、统一化。

第二十四条 规范合同编号。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。合同编号以合同类别结合签署日期年份进行分类编号。合同编号规则：公司简称首字母-合同类别简称首字母－合同签署年份－顺序号（三位）。示例：XX－NB-［2021］－001（XX内包2021年第1号合同）

第二十五条 建立合同档案归档管理，对签订完成的合同及时进行收编归档、保管，并开列编制目录。各类合同分类原则按施工总承包合同单独收编归档，内包合同单独收编归档，劳务分包合同单独收编归档，其他合同按项目区分收编归档。以有效开展合同档案的查询、利用工作。

第二十六条 建立合同台账统计清单管理，合同台账统计清单采用表格形式，对签订完成的合同及时记载合同订立和履行情况（要求表格必须包含序号、合同类别、合同编号、合同名称、合同内容概述、签订日期、签约单位（或个人）、合同金额、支付情况、不可控情况描述等），以便随时掌握和了解合同履行中出现的问题，并进行信息反馈。各类合同分类原则按施工总承包合同单独工作表，内包合同单独工作表，劳务分包合同单独工作表，其他合同按项目区分工作表。以有效开展合同台账信息的查询、反馈、利用工作。

第二十七条 建立合同电子版备份管理，对签订完成的合同及时进行扫描存档，并开列编制目录。各类合同分类原则按施工总承包合同单独文件存档，内包合同单独文件存档，劳务分包合同单独文件存档，其他合同按项目区分文件存档。以有效开展合同电子版的查询、利用工作。

第二十八条 建立合同借阅登记制度，借阅合同资料，应当办理借阅登记手续，借阅人应妥善保管合同资料，不得损坏或遗失，更不得擅自涂改或更换；借阅结束后，应及时将借阅的合同资料归还合同档案管理人员。若违反前款规定给企业造成不良后果，将追究相关责任人责任。

第七章 责任与奖惩

第二十九条 合同洽谈、签订人员应具有相应的业务能力和专业知识，遵纪守法，严禁借工作之便收受贿赂、假公济私，不准采取胁迫、欺诈、诱惑等不法手段，严禁签订违法合同、无效合同和权利义务不对等、执行后不利于企业的合同。

第三十条 任何单位和个人均有权检举、揭发利用经济合同进行违法活动的行为。对检举揭发有功人员，依照国家有关规定给予奖励。

第三十一条 在合同的签订、履行及合同管理工作中成绩显著、有特殊贡献者，单位应给予一定的奖励。

第三十二条 对有下列情况之一的，须根据情况追究有关责任人员的行政、经济直至法律责任：

1、在合同签订中，违反本管理办法的，玩忽职守，给本企业造成损失的；

2、未经授权或超越代理权限，不依规定程序滥签合同，所签合同应视为无效合同，并给企业造成损失的；

3、在合同的履行中，由于单位、部门或个人失职，致使合同不能正常履行给本企业造成损失的；

4、在签订、履行合同中，利用职权和工作之便，索贿受贿，徇私舞弊，致使企业的利益受到损害的。

第八章 合同的审批流程

第三十三条 公司合同实行审批管理制，未经审核批准，一律不得对外签订。

第三十四条 公司签定合同由各业务主管部门牵头承办，各相关职能部门初审，公司相关领导复审，分工具体流程如下：

一、公司

1、施工总承包合同、分包合同，审核平台：OA（总承包合同）总和分表单不一样

流程：发起：合约部

初审：合约部、工程部、市场部、财务部、法务部

复审：总裁

合同存档：合约部

备注：分包合同指的是公司与国企、央企等大型企业直接合作项目

2、内部合同（含合作协议），审核平台：OA（内部合同）

流程：发起：合约部

初审：合约部、市场部、工程部、财务部、法务部

复审：总裁

合同存档：合约部

备注：内部合同指的是本公司中标，由别人施工项目，不包含自营挂靠别人公司的内部合同

二、自营项目

1、班组、专业分包合同，审核平台：OA（班组或专业分包合同）

流程：发起：合约部

初审：合约部、工程部、财务部、法务部

复审：总裁

合同存档：合约部

备注：不包含劳务合同，自营本公司中标项目，因只是走帐用，走工程其它合同流程。

2、物资采购、机械租赁、运输合同，审核平台：OA（采购合同）

流程：发起：采购部

初审：合约部、财务部、采购部、法务部

复审：总裁

合同存档：采购部

备注：合同原件存档由采购部，备份一份扫描件给合约部

3、工程其它合同（工程保险（工程一切险、意外险）、工程咨询服务、技术服务、本公司中标走帐合同等），审核平台：OA（工程其它合同）

流程：发起：各业务经办部门

审核：业务部门负责人、合约部、工程部、法务部

合同存档：各业务经办部门

备注：合同原件存档由业务经办部门，备份一份扫描件给合约部

合约部负责：工程保险（工程一切险、意外险）；

工程部负责：工程咨询服务、技术服务；

财务部、采购部负责：本公司中标走帐合同。

三、内包项目

1、班组、专业分包合同审核平台：项目管理平台（专业分包合同）

流程：发起：合约部

审核：合约部、工程部、财务部、法务部

合同存档：合约部

2、劳务分包合同，审核平台：项目管理平台（劳务分包合同）

流程：发起：合约部

审核：合约部、工程部、财务部、法务部

合同存档：合约部

3、物资采购、机械租赁、运输合同，审核平台：项目管理平台（采购合同）

流程：发起：采购部

审核：合约部、采购部、财务部、法务部

合同存档：采购部

4、补充供货合同，审核平台：项目管理平台（采购合同）

流程：发起：采购部

审核：合约部、采购部、财务部、法务部

合同存档：采购部

5、工程保险（工程一切险、意外险）、工程咨询服务、技术服务等其他合同，审核平台：项目管理平台（管理费合同）

流程：发起：各业务经办部门

审核：合约部、工程部、财务部、法务部

合同存档：各业务经办部门

备注：各业务经办部门：

合约部负责：工程保险（工程一切险、意外险）；

工程部负责：工程咨询服务、技术服务、劳动合同