案例 – 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

投稿用户 • 2022年9月9日 am9:54 • 科研百科 • 阅读 221

对于新媒体运营部门来说，内容的制作审核及发布是主要工作之一，也是需要团队协作才能更好地完成的工作流程。如果还在用分散记录、通讯工具传递、口头汇报等方式来执行，那么无论是从管理者还是参与人维度，都会导致工作记录缺乏集中存档、查看统计不方便、跟踪管理不直观、流转审核不及时等很多问题，影响团队整体工作效率。

从现象看本质，其实这是缺乏对工作流程的管理，没有为一项工作建立正式的模型，没有做到对工作流程管理的整合化和自动化。如何改进呢？很简单，无需部署专门的软件，在 SeaTable 表格上使用“工作流”功能，就可以轻松解决。

SeaTable 是一款以智能表格为基础的新型数字化平台。工作流是在表格的基础上提供对工作流程管理的功能。我们用它可以为团队中的某项工作流程建立一个正式的模型，明确一个工作流程包含哪些阶段，每个阶段由什么人负责，需要完成哪些事项。发起的任务按设置的审批节点自动流转，任务参与人可以全流程可视化，团队协作更明确和有序。每条任务的当前节点、当前节点负责人等都会同步记录在表格中。

下面，本文就分享一个用 SeaTable 的工作流来管理内容的制作安排、审核和发布流程的案例。其主要流程如下图：

案例 - 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

内容制作审核及发布流程

添加表格并插入需要的列

工作流是多人协作的功能，因此在 SeaTable 团队版的群组中的表格，才会显示工作流选项。

团队成员都可以添加群组，群组可邀请成员加入，并可设置管理员、群组成员角色。只有管理员才可以在群组添加表格、创建工作流、在表格中发起和管理工作流任务。成员可在后台工作流模块发起任务。

我们在群组/部门中添加一个表格「内容制作审核及发布安排表」，增加两个子表，一个记录内容制作计划，一个记录内容发布计划，然后把两个子表通过“链接其他记录”类型列链接即可。表中的单选、长文本、协作人等丰富的列类型可以帮我们结构化地管理多元信息，例如文件可直接在线查看，避免不必要的传输下载。如下图：

案例 - 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

添加表格并插入需要的列

在表格上创建工作流

接下来，在「内容制作计划」子表上增加工作流，实现内容安排、审核、发布的自动流转流程。

增加工作流

进入表格的工作流功能，创建一个工作流，自定义名称并提交。

案例 - 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

增加工作流

设置工作流

进入工作流编辑界面后，就可以进行设置了。

首先需要设置：

子表：选择「内容制作计划」；
状态字段，增加一个单选类型列，命名为“当前节点状态”；
负责人字段，增加一个协作人类型列，命名为“当前节点负责人”。此时子表会同步自动增加这两个列并锁定任何人都不能修改。

案例 - 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

设置工作流

提交后，在右侧可设置其他选项，如工作流任务结束后通知任务发起人（可引用列值自定义通知内容）、任务可以被取消、发送工作流节点变动通知到企业微信群等。

为了加强任务节点变动的通知，我们选择开启“发送通知到企业微信”。（提前在群添加机器人并把Webhook地址加入到第三方集成即可）

案例 - 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

添加企业微信群机器人

与此同时，我们还需要根据实际情况设置流程，即每个节点名称、负责人、字段读写权限等（每一个节点就是任务的一个状态）。最后保存即可。例如本案例中设置了增加任务后→撰写初稿→完善和审核→发布稿件→结束。

开始节点

案例 - 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

开始节点

撰写初稿节点

不同的内容需要由不同的人去撰写，因此该节点选择动态负责人，并选择了子表中已有的“撰写人”列。（负责人增加任务时，在“撰写人”列选择由谁撰写）

“撰写初稿”节点负责人写完稿件并填写链接后，就可以击提交按钮，任务就会流转到“完善和审核”节点。

案例 - 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

撰写初稿节点

完善和审核节点

该节点选择静态负责人。表中的“完善节点意见”列，如没必要则删除，通过企业微信等沟通也可以。使用灵活。

案例 - 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

完善和审核节点

创建工作流任务

在前面，我们为部门的内容制作安排、审核、发布设置了一个流转流程。接下来，就可以投入使用了。

发起工作流任务有两种方式，第一种是群组所有成员都可以后台的工作流模块，以表单形式发起；第二种是由管理员在工作流所在的子表内，填入信息后直接发起。本案例适合第二种。即由负责人（管理员）在子表里直接填写信息并发起任务。

发起任务后，任务按流程自动流转，到哪个节点时，哪个节点负责人就会收到通知，在工作流待办清单中也可以查看并进去处理。同时工作流的任务节点变动，还会发送到企业微信群。

从工作流模块发起工作流任务

案例 - 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

从工作流模块发起工作流任务

案例 - 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

从工作流模块发起工作流任务

管理员在表格内发起、管理工作流任务

案例 - 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

管理员在表格内发起、管理工作流任务

案例 - 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

管理员在表格内发起、管理工作流任务

任务节点变动通知发送到企业微信群

案例 - 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

任务节点变动通知发送到企业微信群

最后由“发布稿件”节点负责人发布完内容，点击提交后，自动流转至“已结束”节点，同时流程结束通知自动发至任务的发起人，完成流程闭环。

案例 - 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

流程结束通知

总结

在本案例表中，我们可以用不同子表来记录不同信息，可以把表格共享给其他人/群组按权限去协作，更可以针对内容制作工作创建一个明确有序的自动工作流。还可以结合其他功能，如用“日历”插件展示和查看内容发布日程；用“提醒规则”设置发布提醒；用“高级统计”插件生成数据大屏，实时查看多维度统计分析图表，等等。

企业中每一项工作几乎都有一套流程，如行政管理、人事管理、财务等大类下的各种场景，我们用 SeaTable 的工作流可以快速地自定义工作流程，低门槛地实现对工作流程管理的整合化、自动化和数字化。进而无需再部署多个专门的软件系统，真正为企业降本增效。

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案例 – 新媒体运营用 SeaTable 工作流管理内容制作审核及发布流程

添加表格并插入需要的列

在表格上创建工作流

设置工作流

创建工作流任务

管理员在表格内发起、管理工作流任务

总结

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