你还在每天瞎忙没效果?优秀的管理者已经在用时间管理三步法了

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作为管理者,我们经常做计划:新年计划、月计划、季度计划……

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然而这些计划经常不能实现,因为在某些执行的时候出现一些状况,导致时间不够,或者时间花在不该花的地方上了。

那些高效的管理者是怎么管理自己的时间的?

他们不以计划为起点,而是清楚认识到自己的时间应该花在哪里。然后减少非生产性工作所占用的时间。

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对于管理者来说,时间是最宝贵的资源。

以下时间管理的三步法,在时间管理四象限的基础上做了进一步的改进,让管理者简单轻松地管理好时间。

当然非管理者也同样适用。

第一步:列清单

将你所要管理的所有事情列出清单,在桌面上、电脑界面上或者手机等日常最经常能看到的地方,随时记录工作清单。

这一步可以说是最基础的一步,走出第一步,才能打好时间管理的基础。

列出清单的同时应该记录事情所耗用时间评估,预测事情完结所需时间,以备后面做进一步的调整。

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第二步:ABCD法则

将所列出的事务清单进行分类,A类为紧急又重要的,B类是重要但不紧急的,C是紧急但不重要的,D是既不紧急也不重要的。

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第三步:制定时间管理策略

  • A要马上做

很显然,我们应该优先处理紧急又重要的事情。如果你经常有A类事情要处理,本质上是你缺乏有效的工作计划导致大部分B类事件变成了A类。

这也是传统思维模式下管理者的通病。

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  • B要计划做

真正的管理者,应该把更多的时间花在B事件上,这样才能减少A类的工作量。

建议管理者把80%的精力投入该类工作,不再瞎忙活。

这是传统低效管理者与高效卓越管理的重要区别标志。

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  • C要授权做

把紧急但不重要的工作分配给下属做,当然要给予下属一定的迫切感,让他们觉得这件事是A类事件。

这样也会让员工更加重视这类事件,即解放了自己,又能完美完成事务。

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  • D要减少做

不重要也不紧急的事情要尽量减少做。

当然,当我们在A类和B类事件来回奔走,忙得焦头烂额的时候,可以适当做一些D类事件,权当疗养一番。

然后再整装出发,继续把更多精力放在其他类别的事情上。

切记:每完成一件事,就在事务清单的该条上进行标记。

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下面附送:浪费时间的4种情况,希望能帮助你更合理地安排时间。

缺乏计划或者制度产生时间的浪费

优秀的管理者,几乎都有一份每日时间表,规律作息,管理工作和生活。

合理计划自己的时间,能减少重要又紧急的事件,或者能更从容应对这类事件。

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人员过多,时间协调不合理

人员多,不一定产出就多。

如果人员分配不合理,常常会出现一件简单的事情却花费很多时间的状况。

把该用的人用在该用的地方,才能体现一个管理者的高效运营。

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会议过多,浪费大量时间在没结果的讨论上

开会的时间不宜太多,应减少一些无效的会议。

一位管理者花费在会议的时间如果超过总时间的1/4,说明组织还不健全。

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团队协作无流程化

团队协作流程化特别重要,流程化能尽量减少信息传达的不准确和团队磨合的时间。

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