从0开始到1设计工单系统：备件管理

投稿用户 • 2022年8月24日 am10:59 • 科研百科 • 阅读 247

场景需求

备件管理是售后工单服务最重要的部分之一，一般备件分散在各仓库或各门店，通常是线下手动记账备件的领用和归还、或调拨。

由于时间较长，纸质数据可能存在丢失，因此很难及时盘点数量，以及追踪备件的使用人、以及使用情况。

再加上公司的客户需求量较大，内部工程师较多，多个环节下来造成数据丢失或反映不及时，可能导致企业重复购置，或购置不及时降低服务人员的完案率（也就是服务不及时），从而降低客户的满意度。

重复购置过多的备件会直接影响到公司的资金占用率，也会过度占用大量的仓库空间，同时也会提高管理备件的成本。

因此我们需要设计并搭建备件管理系统，解决以上场景需求，同时也需要解决如下问题：

打通内部数据，实时更新库存管理信息，降低或避免重复购置备件。
数字化记录备件的来源去脉，做到每一条备件的数据都有迹可循。
智能化自动处理一些工作流，比如库管同意备件领用后，需自动新建出库表，并录入相关信息。
降低备件管理的的用人和时间成本，把备件库的储备资金压缩到合理供应最低的水平。

设计思路

在解决问题之前，我们先来梳理备件管理的整个业务流程：

登记备件信息→采购备件→检查备件→备件入库→申请领用→库管审批→备件出库→领用设备，具体业务流程如下图：

从0开始到1设计工单系统：备件管理

解决技术流程

思考数据在运转流程节点中，需考虑到还需解决其他哪些问题。

比如，库管同意领取或退回，一般都要登记出入库表单信息，要不然后续数据对不上，那么这个情况下，我们希望系统能够自动创建并录入，所以这时要在流程设置自动创建节点。

备件领用

提交个人备件申领表→库管审核同意→工程师领取设备→系统自动创建出库表

备件退回

提交个人备件退回表→库管审核同意→设备放回仓库→系统自动创建入库表

解决方法

为落地解决具体场景需求，我们需将以上场景需求转化为问题，并进行拆解问题，针对具体问题给出具体的解决方法。

1、如何在出入库实时更新库存数量？

上期内容我们分享了库存管理系统，其中已搭建公司聚合表，子表单的智能引用名称设置为「剩余可出库数量」，其在默认内容选择关联数据，设置条件如下图。

从0开始到1设计工单系统：备件管理

选择相关备件后，即可自动显示该备件的剩余库存数量。

2、同意领用或退回备件时，如何自动创建出入库表，并录入数据提交？

您可以在流程节点设置，在审批节点下方添加自动操作–填写节点，配置相关条件后，当审核通过时，数据运转到下一个节点时，系统自动创建并录入数据。

节省的大量时间，可以用来去做有价值的事情，比如查看和管理备件可视化数据视图、报表，通过数字化做业务决策，并推动业务高效运转。

3、如何在同一页面查看和处理备件申领、分配、退回的情况？

您可以通过新建仪表盘，添加申领、分配、退回流程审批，为实现高效办公，也可在仪表盘设置快捷键发起表单，点击按钮即可跳转到需填写的表单页面，比如常用的入库表、出库表、调拨表。

从0开始到1设计工单系统：备件管理

同时也会遇到一个场景，在审批领用表时，库管需要再查看下备件的库存情况，一般情况下流程，先推出审批页面，再去备件库存聚合表查询，然后再回到审批页面，这样非常麻烦。

我们可以设置关联库存查询仪表盘，审批同时也可以在当前页面查询，是不是非常方便？

从0开始到1设计工单系统：备件管理

4、如何自动生成个人备件库存报表？

您只需新建聚合表单，设置相关条件后，录入数据后，系统将会自动生成个人库存报表。

从0开始到1设计工单系统：备件管理

5、如何通过关联备件相关信息，在填写出入库单时联动显示备件信息？

您可以在子表单添加智能引用字段控件，设置其相关条件，即可实现一键关联所有的信息。

从0开始到1设计工单系统：备件管理

模块设计

针对以上需求，我们需用到三个功能，分别是流程表单、仪表盘、聚合表。

通过以上需求和拆解问题，我们将备件管理分为三个部分，分别是备件基础信息的管理、个人领用/退回备件的管理、库管待办管理。

从0开始到1设计工单系统：备件管理

1、备件管理

主要查看、管理多个备件的信息。

2、个人备件库管理

主要管理申领备件、退回备件、分配备件多个表的数据，并进行处理，同时查看个人库存报表数据。

3、库管首页仪表盘

帮助库管在当前页面快速处理多个待办事宜，并在当前页面发起表单进行处理。

那如何根据以上解决思路、流程、模块设计等去搭建系统？我们将在下一篇内容手把手教会大家搭建，请持续关注我们。

感谢大家的阅读，最后推荐大家阅读工单管理、客户管理、库存管理内容，可以用来自己搭建，或对以上系统进行调整。

如果在设计或搭建上有些问题，可在首页添加客服进行咨询哦~

从0开始到1设计工单系统：备件管理

场景需求

设计思路

解决方法

1、如何在出入库实时更新库存数量？

2、同意领用或退回备件时，如何自动创建出入库表，并录入数据提交？

3、如何在同一页面查看和处理备件申领、分配、退回的情况？

4、如何自动生成个人备件库存报表？

5、如何通过关联备件相关信息，在填写出入库单时联动显示备件信息？

模块设计

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