公司文书管理规定(公司文书管理规定最新)

一、总则

1、本规定的目的,在于确保文书事务正确且顺利进行,促进与提高组织管理工作的效率;
2、文书是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书类与公文;
3、文书归公司所有并收藏,任何个人不得私自占有,经办人须严格保守文书的机密;
4、文书按下列要点处置或办理:
(1)凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等,一律以文书的形式进行。所有文书的处置都应以准确和迅速为原则,必须明确责任;
(2)在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项,事后也必须以文书形式审批和记录下来。
5、文书的收发、领取与寄送,原则上由行政部负责。

二、文书收发

1、文书由行政部接收,并按下列要点处置:
(1)一般文书予以启封,分送各部门、科室;
(2)私人文书不必开启,直送收信人。

2、节假日等规定工作时间外到达的文书,由门卫人员接收后转交行政部。

三、文书处理

1、文书按机密程度为以下四类:

(1)须请示审批秘密。指重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书;

(2)外密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书;

(3)普通。指非机密文书。如附有其他调查问卷之类的重要东西,则另当别论;

(4)传阅。指在本公司内广为传阅或传达的文书。

2、普通文书处理原则:

(1)由部门领导负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要的处理,或指定下属对文书进行具体处理;

(2)若遇到重要或异常事项,须及时与上级领导取得联系,按上级指示办理;

(3)若与各部门有关联的事项,须经与各部门议商后方能予以处理。
3、机密文书处理原则:
(1)机密文书原则上由责任者或当事者自行处理;
(2)指名或亲启的文书,原则上由信件上所指名者开启。
4、文书阅览原则:
(1)某文书被阅览后阅览者须签署阅览后的意见;  

(2)在各部门传阅的文书,必须附上传阅登记簿并按规定栏目填写;  

(3)与各部门有关的文书,在处理意见上存在分歧的,直接上报总经理批示。

四、请示审批

1、请示审批是公司经营的一项重要程序,凡公司经营重要事项都必须经请示,获得总经理审查、裁决和下文批复之后,方能实行或行事。
2、须请示审批事项如下:
(1)职务及重要人事安排;
(2)各种制度性规定的变更;
(3)重要契约的缔结、解除与变更;
(4)诉讼行为;
(5)与官方机构有关的、各种重要的请求、回执、申请等等;
(6)土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让;
(7)大额馈赠、谢礼,以及宣传广告费用的开支;
(8)分支机构的增变与升格;
(9)预算与决算事宜;
(10)借款与贷款,以及借贷银行的开设与变更;
(11)须请示审批重要或高额物品的采购,不急用或不需要物品的转让与廉价出售;
(12)须请示审批定期或不定期刊物的发刊、修改与废除,以及费用开支的修订;
(13)有关公司经营的重要计划与企划;
(14)其他上述未涉及的重要事项。   

3、请示审批的事项,须以文书的方式进行;若事情紧急可直接以非文书形式请示,但事后必须尽快填写请示文书上报。

4、请示文书的内容和顺序,应包括标题、正文、理由、说明和附录。

5、请示文书须编号,并注明起草或请示者,所属部门并签名盖章。
6、请示审批内容一旦被上级认可并作出决定,则以请示批复返回请示部门执行,请示提案原本由行政部保管。

五、文书制作

1、请示审批文书须简明扼要,一事一议。语言措词力求准确规范;

2、起草文书的理由须作出交代,包括起因以及中间交涉过程必须具明,必要情况下附上有关资料与文件;

3、须请示审批必须明确起草文书的责任者,署上请示审批提案者姓名;

4、须请示审批对请示提案文书进行修改时,修改者必须认真审阅原件,修改后必须署名。

5、公司内一般往来文书只需部门领导署名即可;若是上报文书或者不涉及各部门、且内容并不重要的文书,只需部门署名即可;若是重要文书应按责任范围署名,或有关部门领导姓名与职务。

6、对外文书如责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文书,一律署职务与姓名。上列规定以外的文书,也可署分公司领导职务与姓名。

7、在需加盖总经理或公司印章时,应经所属部门领导和财务部审核,符合要求方可盖章,财务部做好盖章登记;  

8、带有公司字样或总经理职务字样的其他印章,经主管部门同意后直接向印章保管员申请加盖。

六、文书整理保存

1、文书按尚未完结的和可以归档的文书分别进行保管和内容整理; 

2、全部完结的文书分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限等进行整理与编辑,并作好登记和归档保存;

3、制度规定、不动产权利书、契约书、往来公文与特许专利文书等特别重要的文书,由财务部做好登记并予以保存。

4、保存年限

(1)永久保存的文书:包括公司章程、重要的制度性规定、重要的契约书、协议书、登记注册文书类;重要的诉讼关系文书;重要的官方许可证书;有关公司历史的文书;决算书和其他重要的文书;
(2)保存1年以上的文书:指不是很重要的文书。如果是调查报告原件,则由所在部门主管负责确定保存年限。本条规定以外的文书保存年限,依法律法规或公司内部规定确定。
5、保存期满的文书,及没必要继续保存的文书,经所属部门决定填写登记废除理由和日期后,可以予以销毁。

6、若职务或部门划分发生变更,文书存档归并作出调整,须在有关登记簿上作好变更与调整的理由,以及变更与调整后的结果。
7、借阅重要文件必须作好登记,并注明归还日期。  

七、本规定自下发之日起开始实施。

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