项目组织部门、成员协作时,管理上易出现哪些责任现象?

责任这个问题自古就有,因为只要有人、有协作的地方就会有问题产生,有问题产生就有责任产生,所以人是摆脱不了责任而独立存在。

  尤其是在项目管理进行中,一个没有主人翁精神、没有责任心的或责任不明确的组织,项目成员之间互相扯皮、内耗,造成极大的决策成本、信息成本以及沟通成本,使得组织效率和士气低下,项目团队自然无法高效工作。

  接下来就探讨下组织中的一些常见的责任现象,包括:责任的产生,以及部门与人员协作时出现的交叉与转移。

项目组织部门、成员协作时,管理上易出现哪些责任现象?

  一、责任产生

  1. 内耗成本增加

  现在社会做什么都追求效率,职场上每个组织或个人都要发挥自己的竞争优势展现价值,因此就导致了社会分工的细化、产业链和团队协作的形成。分工中每个员工与周围人的协作增强了,员工的社会网络密度就增加了。同时,也增加了其它内耗成本,造成整体效率比传统模式更低下。

  2. 责任分散现象

  另外,专业化分工与工作密度的增加还会产生一系列的现象,其中一个很著名的现象是“责任分散”。在组织协调中,当一个问题由一个人负责时,犹如个体户经营,那这个个体肯定是尽心尽责,富有主人翁精神,因为这是他一个人的“责任”。当分工细致,一个任务由多人负责,这样的团体协作中,容易滋生“责任分散”现象。

  什么是责任分散?当人越多时,大家都觉得,一件事情可能是别人会去做,所以自己就不去做了,而且自己不去做内心受到的谴责也不会很大。因为,所有的责任都分散到了所有的个体上,受到的内心的谴责也都分散到了所有的个体。

项目组织部门、成员协作时,管理上易出现哪些责任现象?

  二、责任交叉

  明确了组织中存在的责任及相关问题后,我们来进一步分析组织中的一些责任现象,以便进一步寻求解决之道。

  在当今的分工协作的组织中,首先我们应该注意到:责任是交叉存在的,每个人的任何时刻的工作无不和团队其它成员,甚至其他团队交叉协作。

  1. 领导

  一个部门中最大责任的一般是这个部门的领导,如部门A是领导A的责任,部门B是领导B的责任。而员工的责任和领导的责任是有交叉的,也就是说员工的责任就是领导的责任,而领导的责任也可以映射到每个员工身上。

  2. 员工

  一个部门一般会由一些成员在领导协调下工作,有的成员也需要和其它部门的成员协作以完成工作。

  3. 交界地带

  两个部门和两个员工之间有一些交界地带,有着说不清道不明的关系,存在着组织制度无法规范化管理的元素存在,也无法定量的去管理,这使得责任界定愈加困难。

  一般来说,扯皮和内耗多数发生在这些任务与任务、人与人的交界处。如:一个产品今年销售不好,是哪个部门导致的原因?如果说是销售部门的责任,销售部门则汇报说:产品没有创新、型号老旧、没有吸引力、顾客都被竞争对手吸引等,导致销售额下降。

项目组织部门、成员协作时,管理上易出现哪些责任现象?

  三、责任转移

  有了上面责任交叉模型,进一步分析出现事故纰漏,并需要承担责任时,组织中常见的责任转移有几种模式:

  1. 责任转移到外部

  就是当责任发生时,把责任转移到不相关的,或者人为因素造成的外部实体。在组织中,双方或多方发生责任纠纷时,又互相不想背黑锅时,一般会把责任转移到外部因素,如天灾、天气、事故等外界环境因素,或者经济危机、政府政策法规等外界不可控因素。

  这样部门之间或团队成员之间就可以相安无事。但这样的责任转移,需要天时地利人和,不是总能成功的。

  2. 矛盾转移到部门模糊地带

  当两个部门(或两个员工)之间发生责任问题时,如果不能用上面的第一模式有效转移,往往两个实体之间会扯皮与内耗,并且双方会试图把矛盾转移到部门模糊地带,由于模糊地带的特性导致谁也无法界定最终的责任归属,最后肯定是不了了之,谁的责任也不是了。

  这种模式的转移也是需要“大智慧”,也不是谁都可以转移成功的。需要各方对组织的制度、流程及规则了如指掌,并能分析出漏洞方能成功转移。

  3. 界定责任的归属

  当责任发生的地带并非模糊地带,而且该责任已经有组织规章制度界定时,就相对容易界定责任的归属:谁是主要责任,协作网络上的其它参与方则是次要责任。

  但是,主要责任方往往还是会进行扯皮与内耗,试图进行责任转移,撇清自己的责任。如果被其得逞,就会把责任转移到模糊地带,或者转移到协作网络的另外一方身上。

项目组织部门、成员协作时,管理上易出现哪些责任现象?

  综上可知,除了制度规范组织行为外,有远见的领导者还需要为组织赋予一种精神——职业化精神。让项目成员学会负责人的主人翁精神,学会自我管理,乐于去承担责任,积极主动寻找组织中可以改进的地方,尤其是责任模糊地带。如此才能让不同部门、职能间的合作达到最高水准,提升企业项目管理的实力。

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